メモする。
これは仕事を行う上で非常に大事なことです。
主にデスクワークをしている人はメモって本当に大事です。
メモするだけで忘れない、そして記録に残ります。
もし今仕事でミスが多くて悩んでいる人はメモを取ることから始めてください。
私は電話、会議、商談全てにおいてメモを取ります。
仕事は主にデスクワークです。
一回聞いたら忘れない人になる。
何を優先的にすべきか見えてくる。
仕事の基本は忘れないこと、そして優先順位をつけること。
メモ人間になってミスを大幅に減らしてみようではありませんか。
photo credit: Memento Amore Brussels Attacks via photopin (license)
メモの取り方
メモする。
なんでもメモする。
基本はこれで良いです。
そうすることで忘れるということがなくなります。
とにかくなんでもメモを取るという癖をつけることから始めます。
メモ帳なんて使う必要はありません。
大学ノートを使ってください。
私は未だに大学ノートと紙の折りたたみ式カレンダーを使って予定を書き込んでいます。
そして机の上に常に置いています。
本来ならばiPadを使って管理する方が効率的でリマインダー機能で絶対に予定を見過ごすことが無いようにできれば一番良いのですが、そうできる職場環境ではありませんので仕事上では紙管理です。
本当に重要なことはiPhoneのアプリstaccalのリマインダー機能を使っていますが、基本は紙です。
聞いたことは素早くノートに記入しています。
そして終わったら済マークを赤ペンでつけてわかるようにします。
やることの８割はこんな感じです。
ページの上に日付を入れる
まずページの上に日付を入れます。
それが今日1日のメモ張になります。
日付を書いておけば後から見返した際に時点を把握することができます。
メモの始まりは日付を一番上に記入すること。
そして1ページの中に複数の日付がないようにしましょう。
どんなに書くスペースが余っていても日付ごとにページを分けることが大切です。
時点がわからなくなってしまいますので必ず意識しておくことをおすすめします。
箇条書きで良い
一つのことをダラダラと書くのは意味がありません。
自分だけのメモなので、自分さえわかれば良いのです。
とにかく箇条書きで要点をまとめていきます。
箇条書きにできないということは、あなたがそのことに対して理解していないということなので、もう一度聞くこと、もしくはじっくりと考える必要があります。
短くて良いので自分が後から見てわかるようにしておきましょう。
終わったら済マークをつける
その内容が終わったら済マークを赤ペンでつけます。
そうすることで今後その箇条書きの項目は見る必要はありません。
これで十分です。
とにかく終わったことがわかればオッケーです。
私は重要なことには青ペンで要マークを入れていますので一目で重要度を確認できるようにしています。
人からもらったメモも貼り付けておく
人からメモや付箋をもらうことがあると思います。
これもなんでもかんでも貼り付けておくことです。
とにかくもらった情報はありがたくノートに収容させてもらいましょう。
1日の始まりは昨日のメモを見ることから
まず朝一番にやることはメールを確認するということではありません。
パソコンを立ち上げている間に昨日のメモを見返すことです。
終わったことには済マークが入っていますので済マークがないものを確認します。
何時にクライアントに電話する。
会議の時間。
納期の確認。
報告過程。
など様々なことがノートに書かれているはずです。
これを確認することから1日を始めるようにすれば昨日のことも忘れずに意識することができます。
1週間の終わりはやり残したことをまとめる
1週間の終わりは済んでないことをまとめます。
やり残したことと書いていますが、要するに終わっていないことをまた箇条書きにしてノートに書き込みます。
そうすることで1週間の項目を確認できるページを作ることができます。
これを来週の頭に確認します。
このようにすることで仕事を忘れていたということがほとんどなくなります。
仕事の優先順位のつけ方はこちらをご覧ください。
関連 仕事ができない人が絶対にやっていない7つのこと教えます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
メモを取ることで何を優先してやらなければならないのかが見えてくるはずです。
そして仕事を忘れていたということが激減するはずです。
かっこ悪くても良いから大学ノートでメモを取れ！
忘れない鉄則は自分の手で書くことです。
メモを取るようになれば瞬時にまとめる力もついてきます。
だんだんとメモを書くスピードも速くなります。
ミスが多い人は1度やってみると良いですよ。
仕事を忘れない人になりましょう。